Si të organizojmë klinikën kur bashkëpunëtorët punojnë me kohë të pjesshme

Gjashtë strategji për të mos e bërë këtë mundësi një problem

Nga Girelli Moyra

"E dini si është puna?" - më thotë një ditë një klient në telefon - "Ne jemi një ekip që nuk dalim kurrë në fushë bashkë". "Në ç'kuptim?" - e pyes. "Të gjitha vajzat që punojnë tek unë kanë kontratë me kohë të pjesshme, nuk ka kurrë bashkë-ekzistencë. Kurrë një grup të vërtetë".

Ky imazh shpreh me forcë dhe përshkruan në perfeksion dinamikat që shpesh na raportohen nga titullarët e klinikës; klinikë në të cilën, dihet, është shumë e përhapur forma e të punuarit part time (me kohë të pjesshme), për sa i përket personelit (ASO dhe sekretareve). Në fakt, pothuajse në të gjitha rastet këto funksione janë kryer nga femra që kanë gjithmonë e më shumë nevojë për të rregulluar impenjimet familjare dhe ato të punës. Part time është forma kontraktuale që më së shumti lejon këtë balancim. Në letër bëhet fjalë për zgjidhjen ideale ndërsa në realitetin operues zgjedhja e kësaj mënyre të punuari, mbi të gjitha nëse shumëfishohet me një farë numri të burimeve të pranishme në klinikë, mund të gjenerojë konfuzion në shumë nivele mbi të gjitha nëse keq menaxhohet. Bashkëjetesa (ose më saktë banesa e përbashkët) në punë midis personave që mbulojnë të njëjtat ambiente në orare të ndryshme, pra që vetëm takohen pa ndarë të përditshmen me të gjithë, jo efikasitetet komunikuese dhe operuese që e ndjekin atë, mund të çojnë dhe në forma të vërteta të një keq organizimi, me rënie të cilësisë së punës dhe të marrëdhënieve dhe kështu dhe në rentabilitetin e klinikës. Diskutimi mund të komplikohet më pas, nëse si gjithmonë dhe siç ndodh shpesh, përveç personelit të klinikës dhe profesionistët (stomatologët, specialistët ose higjienistët), janë të pranishëm vetëm në disa fasha orare dhe për disa ditë.

Çfarë duhet të bëjmë pra për të harmonizuar kërkesat e të gjithëve, duke garantuar funksionimin e mirë të klinikës?

"Sekreti është që nuk ka sekrete por vetëm aftësi të mprehta", na mëson Giorgio Bardone në librat e tij. Ekzistojnë në fakt një sërë strategjish të synuara që mund të konkurrojnë për të bërë të mundur që edhe prania e personelit me turne mund të menaxhohet në mënyrë funksionale, efikase dhe të qetë. Të punosh me këto aspekte kërkon energji, burime dhe të jesh i hapur ndaj ndryshimeve, kërkon kështu disponueshmëri të asaj që në strategji quhet "të nisesh më vonë për të mbërritur më parë": vullneti për të përcaktuar një kohë dhe një hapësirë fillestare për të projektuar, planifikuar, adoptuar dhe personalizuar instrumentet që pasi janë standardizuar dhe janë bërë rutinë, na bëjnë që të fitojmë kohë, energji, cilësi të punës dhe të jetës në punë. Përfitimi kolektiv do të jetë një efikasitet më i madh, konflikte më të pakta, një qasje më mikpritëse dhe relaksuese: të gjithë elemente që gjenerojnë vetëm një klimë mirëqenieje organizative dhe në marrëdhënie.

Cilat janë pra strategjitë që nëse adaptohen në mënyrë oportune dhe integrohen në organizimin e çdo klinike, mund të çojnë në përmirësime në menaxhim?

• Të parashikohen fasha të pranisë së operuesve
• Të organizohen mbledhje periodike për të përmirësuar komunikimin dhe funksionimin e gjërave.
• Të pajisen me kanale komunikimi të aksesueshme dhe që rregullohen nga politika (policy) specifike.
• Të stabilizohen role, detyra dhe objektiva personale dhe të grupit.
• Të përdoret një plan që të kryqëzojë oraret, detyrat, kërkesat individuale.
• Të aktivizohen për të përmirësuar raportin midis jetës dhe punës (p.sh. futja e marrëveshjeve për shërbime pranë klinikës me çmime të zbutura për punonjësit dhe familjet, të lidhen marrëveshje me bizneset fqinje, të lejohen dorëzime apo kthime pranë klinikës).

Së fundmi po jo më pak e rëndësishme, t'ia bësh të ditur pacientëve nëpërmjet mesazheve të synuara dhe të studiuara ad hoc. Impenjimi i mirëfilltë në këtë lloj aktiviteti ofron një imazh të klinikës më human dhe të kujdesshëm ndaj nevojave dhe personave, përfshirë ata që punojnë dhe transmeton një orientim preciz dhe me vlera. Studimet dëshmojnë se ky investim ka një kthim për sa i përket besnikërisë së pacientit që ndihet në qendër të sistemit, që kuron të gjithë personat që e përbëjnë. Na kujton Richard Branson, themelues i Virgin Group holding, që përfshin më shumë se 400 shoqëri ku "klientët nuk janë asnjëherë të parët! Punonjësit janë në vend të parë. Nëse do kujdesesh për punonjësit e tu, ata do të kujdesen për klientët e tu".

Artikulli i shkruar në bashkëpunim me Linda Perfranceschi (Team aula41)

Përktheu: Erjola Taga