Softuer menaxhues, cilat përdorime dhe cilat karakteristika duhet të marrim në konsideratë. Disa vlerësime

Softueri menaxhues është një tërësi aplikacionesh që automatizojnë proceset e menaxhimit në brendësi të klinikës dentare.
Dhjetëvjeçarin e fundit kanë pasur një zhvillim dhe përhapje në Shtetin tonë. Të dhënat mbi shpërndarjen e tyre në klinikë nuk janë të vetme dhe variojnë nga 40% në 60% sipas burimeve. Sipas një kërkimi të drejtuar nga ANDI në 2016 vetëm 30% e dentistëve përdorte programe menaxhuese, pjesa më e madhe e tyre që nuk e përdorin plotësojnë akoma me dorë faturat. Kjo pavarësisht se rregullat "këshillojnë" gjithmonë e më tepër përdorimin e kompjuterit për menaxhimin e praktikave.

Karakteristikat
Programet menaxhuese të pranishme në treg artikulohen për më tepër në 8 zona operative që duhet të njohim për t'u orientuar në zgjedhje:
1) Kartela klinike: menaxhimi i historikut të ndërhyrjeve të kryera ndaj pacientit, plani i trajtimit, preventivi.
2) Skeda kontabël: menaxhon faturimet, pika e parë është kontrolli i pagesave
3) Axhenda: e disponueshme për një apo më shumë mjekë. Lidhet me sisteme që të rikujtojnë takimet me mesazhe tekst. Softuerët më të zhvilluar i lejojnë pacientit lënien e takimeve on line 24/24.
4) Menaxhimi i dokumentacionit dhe ai i materializimit: janë sisteme që nëpërmjet marrjes së firmës elektronike të pacientit mundësojnë eliminimin e arkivës me letra duke menaxhuar dokumente në format dixhital dhe duke ruajtur vlerën e plotë ligjore.
5) Menaxhimi i imazheve dhe i radiografive dixhitale: vetëm nëpërmjet mouse-it lejon aksesin edhe sot, në arkivin e fotografive, radiografive dhe modeleve 3D të harkatave dentare.
6) Sistemet e back up në distancë: për të ruajtur të dhënat dhe që të shpëtohet një kopje në serverin e furnitorit.
7) Menaxhimi: janë një seri shërbimesh që mundësojnë të dhëna në kohë reale rreth buxhetit ekonomik financiar (kosto, përqindje e vizitave të para, pranimi për planet e trajtimit, mos shlyerjet, etj.). Janë të rëndësishme për të monitoruar buxhetin e kompanisë dhe shërbejnë si suport vendimmarrës.
8) Shërbime marketing: realizohen duke përdorur aplikacion për të mbetur në kontakt me pacientin nëpërmjet telefonave smart, animacioneve në ueb (siti, rrjetet sociale), shërbimet e avancuara për sallën e pritjes.
Pikat 7 dhe 8 janë vërtetë një "plus" i mirëfilltë që tejkalojnë konceptin tradicional të menaxhimit por që bëjnë diferencën për sa i përket vlerave dhe rezultateve për aktivitetin e tyre.

Avantazhet
Personalisht mendoj se programi menaxhues përfaqëson "sistemin nervor" të klinikës dentare moderne dhe nuk mund të anashkalohet. Këto janë pesë avantazhet e përdorimit:
1) Organizativ: i mundëson shpejt personelit të klinikës informacionet klinike, kontabël, menaxhues që përdor çdo ditë për të punuar në mënyrë efikase.
2) E gjithë kjo përcakton një kursim të kohëve dhe kostove të prodhimit.
3) Rrit imazhin e modernizimit dhe profesionalizmit të klinikës duke kontribuuar në gjenerimin e përhapjes së fjalës.
4) Ndihmon në ruajtjen e radiografive, të imazheve, të të dhënave kontabël dhe klinike dhe sot siguria e trajtimit të të dhënave është strategjike.
5) Lejon ndarjen e informacioneve në kohë reale me partnerët tanë (kolegë, teknikë dentarë, konsulentë kontabël etj.).

Hapi i parë për të bërë të gjatë rrjedhën e informatizimit të një Klinike Stomatologjike është përcaktimi i objektivave që duhen arritur. Kjo është thelbësore për të shmangur kritikat që pothuajse nuk i atribuohen kurrë softuerit por procesit të ndryshimit që duhet të realizojmë në brendësi të klinikës tonë.
Duke menduar për 8 zonat operative shtrojmë dy pyetje:
• Cilat aspekte të menaxhimit të Klinikës dua të informatizoj?
• Cilat aspekte menaxhuese të Klinikës është e nevojshme që të informatizoj?
Pas përcaktimit të objektivave më pas mund të zgjedhim instrumentet adekuate për qëllimin. Të informatizosh njëkohësisht të gjithë proceset e brendshme nuk është gjithmonë zgjidhja më e mirë. Kjo varet nga lloji i aktiviteti klinik por mbi të gjitha nga personeli i pranishëm në klinikë. Ndonjëherë është sfiduese të përfshish disa figura profesionale të brendshme në klinikë për të braktisur instrumentet në letër ose ato analoge që kanë përdorur gjithmonë për profesionin.

Kostot
Mund të ndajmë kostot e informatizimit në 3 kapituj shpenzimesh:
1) Koha e nevojshme e punës në procesin e ndryshimit për të cilin kemi aluduar.
2) Harduer: rrjeti i kompjuterëve që duam të realizojmë në zonën klinike dhe administrative, serveri, sistemet e back up, pjesët e nevojshme shtesë, instalimet e rrjetit.
3) Softueri menaxhues ka një kosto të moduluar. Për të kuptuar përse një propozohet me 500 € dhe tjetri me 5000 € duhet të kuptojmë se cilat zona operative do të informatizojmë, numri i vendeve të punës, azhornimet, asistenca, back up-i në distancë
Informatizimi është një ndryshim radikal dhe sjell një investim për sa i përket kohës dhe angazhimit nga ana e personelit të përfshirë. Ndryshimin e suksesit e përftojmë duke motivuar avantazhet reale që derivojnë dhe duke ushtruar lidershipin tonë.

Davis Cussotto